今さらなお話になってしまいますが、
「Office Online」について今回は、確認してみたいと思います。
■いったいどんな時にOffice onlineを使うと便利？
●OneDrive for Business や、SharePoint Online のチーム サイト内に置かれた Office ファイルを編集、閲覧等をする際に使用。
▲反対を言えば、デスクトップなどローカルにファイルを保存したりして使用は出来ません。
なので、ローカルにデータ置きたい・保存したいユーザには不向きといえます。
● Office Online の使用方法としては、デフォルトの設定では、OneDrive for Business やチーム サイトのドキュメント ライブラリ内で、
作成したファイルやアップロードしたファイルを開く際に自動的に Office Online で開く動作となる。
▲自動的に開くように設定してあるので便利なのですが、反対にクライアントアプリでいつも開きたいというユーザには、
毎回クライアントアプリで開くように選択しなければならないので、面倒・・・と感じるユーザも多いです。
そんな時には、下記の設定をぜひ!!
参考）ドキュメントをOffice Online ではなく、クライアントアプリで開くように設定する
●Office Online を使用して開くことが出来るファイルの種類は、Word、Excel、PowerPoint、および OneNote 文書。
ちょちょいと編集したり、閲覧するには、よく使う「Word、Excel、PowerPoint」が使えますから
OfficeがインストールされていないPCでもSharePoint Onlineにサインインさえすれば 「自分のPCじゃないから
使えない(見れない)」ってことは全くないのは、いいですね。
●リアルタイムで共同編集が出来るため、複数のユーザーで 1 つのファイルを共有し、同時に編集、更新することも可能。
よくある「●●さん ファイル閉じてもらっていいですか」なんて会話は、Office Onlineをすれば不要です。
ファイルを開きっぱなしにしているユーザが、そばにいれば「すみません、、、ファイル閉じてください」って言いに行けますが、
その人が長時間離席中。戻り時間が分からない。。。なんてこともあります。
そのファイルが閉じられるまでハチ公のように待たなきゃいけません。(;´∀｀)
リアルタイムで共同編集が出来る便利さが実感できるのが、会議中。。。。
会議に出席しているメンバー全員でその場で修正・更新が出来るので、会議が終わるころには修正された資料が完成!!!!
同じ会議に承認者がいれば、会議最中に承認までもらえて、あとは提出するのみ！なんてことも出来てしまいます。
Office onlineを使用するときに注意しなければならない点は、
1．SharePoint online内での使用となる為、クライアントPC等に保存されているOfficeファイルは直接開くことは不可能。
2．通常のOffice製品とは異なり、Office onlineは機能が制限されている。
3．旧形式 (Office 97 – 2003 形式)のOfficeドキュメントは使用できない場合がある。
Office onlineと製品版との機能の違いやサポートされるファイルの種類については、以下のURLを参照してください。
URL : http://technet.microsoft.com/ja-JP/library/e04ddc56-d15a-44b7-91cd-1895d6b9ec68#bkmk_FeatureavailabilityO365