こんにちは。
今日は会議の予定を設定する方法について説明させていただきます。
前回の投稿では会議への参加方法を説明しましたが、
今回はTeamsで実施する会議予定の設定方法を説明いたします。
Teams の会議には次の二つの種類があります。
用途によりチャネル会議にするのか、それ以外の会議にするのか分けて設定すると便利です。
- チャネル会議：
チームのチャネルを指定して開催する会議です。
会議の開催はチャネルの投稿で通知されます。
- それ以外の会議：
カレンダーから登録して開催したり、チャットからビデオ通話を開始して行う会議です。
任意の参加者を招待して出席を依頼します。（外部の方を招集する事も可能です。）
今回はチャネル会議の設定方法を説明いたします。
1． Teams 画面の右側に並んでいるボタンから 
[チーム] をクリックして、
会議を開催するチャネルに移動します。
今回は「営業部」チームの「一般」チャネルで会議を開催します。
2．チャネルの投稿画面の右上に「会議」ボタンがあります。
にあるプルダウン 
をクリックして、[会議をスケジュール] を選択してください。
3．「新しい会議」の画面が表示されます。
のように会議を設定するチャネルがきちんと指定されていることを確認してください。
4．設定する会議の情報を入力します。
【会議名】
の欄に会議のタイトル（会議名）を入力します。
招待された人が何の会議なのか分かりやすい会議名をつけましょう。
【必須出席者】
の欄に名前（メールアドレス）を入力すると、会議の参加者を設定することが出来ます。
チャネルの参加者以外の人も会議に招待できます。
名前やメールアドレスで招待した人には、会議に招待されたことを知らせるメールが送信されます。
【任意出席者】
必須出席者の欄の右端にある 
をクリックすると、任意出席者を追加する欄が表示されます。
参加してもらわなくても良いけれどスケジュールだけは共有しておきたい相手や、
可能であれば参加してもらいたい相手などを招待するときに登録するのがおすすめです。
ここに追加された人にも必須出席者と同様に招待通知のメールが送信されますが、
任意の参加者であることが表示されます。
必ず参加して欲しい方は、必須出席者の方へ登録しましょう。
【他のチャネルを招待】
「この会議には経理部の皆さんにも参加して欲しい」など会議を開催するチャネル以外のチャネルのメンバー全員を招待したいときは、
赤丸の部分をクリックしてください。
以下のように、他のチームやチャネルを招待することができます。
【開催日時】
この欄で開催日時を指定します。
各欄をクリックし、日付や時刻を選択できます。
(日付）
(時刻)
【繰り返し】
定例会のように繰り返し開催する会議は、繰り返し設定ができます。
プルダウンをクリックすると、繰り返しパターンの選択肢が表示されますので選択してください。
【場所】
オンライン参加だけでなく、会議室などを利用して会議を行う場合は場所を入力します。
全員がオンライン参加する場合は入力しなくても問題ありません。
※会社であらかじめ会議室を登録しておくと、その会議室名を入力することで会議室の予約が同時に行えます。
【詳細情報】
会議の目的や内容、話し合う課題を入力します。
上に並んでいるボタンを使って、箇条書きや文字色などの書式設定ができます。
この内容は会議開催のチャネル投稿や招待メールに表示されます。
5．会議情報の入力ができたら、右上の [送信] をクリックしてください。
これで会議の予定が登録され、通知が行われます。
会議を開催するチャネルには、会議の開催が投稿されます。
スケジュールにも会議の予定が登録されます。
繰り返しを設定したので、翌週以降にも登録されています。
今回の内容は動画でも紹介しておりますのでご覧いただけますと嬉しいです。
※動画ではTeams アプリの画面が少し古い物になっています。
【今更聞けない】Teams会議の設定方法 ～Teams入門講座～
それでは次回の更新でお会いしましょう。
お疲れ様です。
この記事を書いた人
