配布リストと共有メールボックスの使い方

本日は「配布リストと共有メールボックスの使い方」です。

「配布リスト」と「共有メールボックス」の特徴をおさらいです。
◎配布リスト
・届いたメールは、各ユーザのフォルダに受信される。
・メール送信アドレスについては、「個人のメールアドレス」か「配布リストのアドレス」を選択可能。
・メールの送受信のみの機能

◎共有メールボックス
・メールは共有メールボックスのフォルダに受信される。
・メール送信アドレスについては、「個人のメールアドレス」か「配布リストのアドレス」を選択可能。
・メールの送受信以外にも　予定表参照など他の機能も使用が可能

よく質問があるのが「メール容量」「メールの未読・既読・返信」の問題になるかと思います。

◎メール容量
　　→Office365では、メール容量については「配布リスト」「共有メールボックス」共に
　　　特に容量を心配することはないです。

◎メールの未読・既読・返信
　　→配布リストを使用した場合、未読・既読が個人単位で管理となるため、わかりやすいですが、共有メールボックスの場合、共有メールボックス単位での未読・既読管理となるため、メンバーの誰かが既読にした場合、他のメンバーのメールボックスでも「既読」として
表示されてます。
(共有メールボックスで運用していく場合は、この未読・既読の管理の点を注意して運用していく必要があります)

返信については、「配布リスト」「共有メールボックス」では、差出人を選択することが”可能”なので、返信時には送信者を選択して運用することが可能です。

おすすめとしては、配布リスト＜共有メールボックスとなります。
理由としては、共有メールボックスから返信した場合は、規定をなっているアドレスが共有メールボックスとなっているため、間違って個人のアドレスからメールを理由としては、共有メールボックスから返信した場合は、規定をなっているアドレスが共有メールボックスとなっているため、間違って個人のアドレスからメールを送信してしまったというオペレーションミスは減ると思います。

一番はじめに「配布リスト」「共有メールボックス」の違いを書きましたが、
「共有メールボックス」はメールボックスがありますので、
予定表・仕事・メモといった機能を使用することが可能です。
※配布リストは、メールのみ機能を利用することが可能。

以上
2017年07月