こんにちは。
Teams ではチャネルやチャットでファイルをアップロードして、チャネルのメンバーやチャット相手と共有することができます。
ファイル共有では、いくつか新しい機能や動作が追加されていますので、
今回はファイルの共有方法を再確認し、新しい機能について紹介したいと思います。
■ファイル共有の方法
Teams でファイルを共有する方法として、以下の3つがあります。
１.投稿入力欄のクリップ マークをクリックし、共有するファイルを選択する。
２.ファイルをエクスプローラーから投稿入力欄にドラッグ＆ドロップする。
（コンピューターからアップロードして共有する場合）
３.[ファイル ] タブを開き、ファイルの [リンクをコピー] でリンクをコピーし、
そのリンクを投稿する。
（すでに Teams にアップロードされているファイルを共有する場合）
なお Teams のチームを持たない SharePoint サイトにアップロードされているファイルも、
SharePoint のドキュメント ライブラリで同様に [リンクをコピー] して、
コピーしたリンクを投稿すれば Teams で共有できます。
ただし、この場合はファイルへのアクセス権に注意してください。
そのままだと投稿したチームのメンバーやチャット相手にファイルへのアクセス権が
ない場合があります。
[アクセス許可の管理] などで共有相手にアクセス権があることを確認、
無ければアクセス権を追加してください。
■ファイルの競合
同じチャネルにて、既にアップロードしているファイルと同じファイルを
アップロードしようとすると、以下のメッセージが表示され、ファイルが
既に存在していることが警告されます。
- [両方を保持] を選択すると、後からアップロードしたファイルは “report0601 (1).xlsx” のように
ファイル名の後ろに番号が自動的に付けられてアップロードされます。
- [置換] を選ぶと、後からアップロードしたファイルで上書きされます。
競合を避けるためには、ファイルがすでにアップロードされている場合はそのリンクをコピーして投稿してください。
また、すでに Teams にアップロードされている Office ファイルを編集する場合は、
ダウンロードしたファイルを編集してアップロードし直すのではなく、Teams から直接ファイルを開いて編集するようにしましょう。
Teams に保存されている Office ファイルはバージョン履歴が有効なので、
編集前のデータに戻したり、編集前のデータを別名で保存しなおしたりすることが可能です。
■共有ファイルのアクセス権
チャットにアップロードしたファイルは、投稿前にアクセス権を変更できるようになりました。
以下のようにファイルがアップロードされると、[リンクを知っているこのチャットのユーザーは編集できます] と表示されます。
[リンクを知っているこのチャットのユーザーは編集できます] の部分をクリックすると、
以下のようなアクセス権を設定する画面が開きます。
- チャットの参加者だけでなく組織内の他の人も参照できるようにするには [リンクを知っているあなたの組織のユーザー」を選択します。
- 特定の人にだけアクセス権を与える場合は「特定のユーザー」を選択して、アクセス権を与えるユーザーを選択します。
- 既定のアクセス権は「現在このチャットに参加しているユーザー」です。
この設定の場合、ファイルを共有した後でチャットに参加した人にはアクセス権が与えられません。
必要に応じてファイルを共有しなおしてください。
※チャットにアップロードしたファイルは、アップロードしたユーザーの OneDrive for Business
に保存されるので、アップロードしたユーザーが自分の OneDrive for Business にアクセスし、
[自分のファイル] ⇒ [Microsoft Teams チャット ファイル] を開けば、個別にアクセス権を
変更することも可能です。
また、チャットで同じユーザーが別のチャット（または同じチャット）でアップロード済みのファイルと同名のファイルをアップロードしようとすると、以下のような競合の警告が表示されます。
ここで [置換] や [コピーをアップロード] を選んで投稿すると、投稿したチャットの参加者に対するアクセス権が追加されます。
※チャットのファイルはアップロードするユーザーの OneDrive for Business に保存されるので、
アップロードするユーザーが異なる場合は、同名のファイルをアップロードしても競合の
警告は表示されません。
■リンクをコピーする際にアクセス権を設定する
[ファイル] でリンクをコピーする際に、そのリンクを使ってアクセスできるユーザーを指定・制限できます。
1. [リンクをコピー] を選択すると以下の画面が表示されます。
2. ここで [既存のアクセス権を持つユーザーがリンクを使用できます』の部分をクリックすると、
以下のようなアクセス権を指定できる画面が開きます。
3. リンクを使用できる対象ユーザーを変更すると、コピーしたリンクはその対象ユーザでのみ
有効になります。
なお、異なるアクセス権のリンクを複数回作成した場合、すべてのリンクが作成した時点の対象ユーザーで有効になります。
つまり最初に [リンクを知っている○○○○のユーザー] でリンクを作成して、
後から [特定のユーザー] でリンクを作成した場合、両方のリンクが有効になります。
[特定のユーザー] でリンクを作成した際に指定されなかったユーザーでも、
[リンクを知っている○○○○のユーザー] で作成されたリンクを通じてファイルにアクセスできます。
一度 [リンクを知っている○○○○のユーザー] でリンクを作成した場合、後からアクセスを特定のユーザーだけに制限するには、[リンクを知っている○○○○のユーザー] で作成したリンクを解除する必要があります。
リンクを解除（アクセス権を削除）する場合は、以下のいずれかの方法で行います。
・Teams で削除する
1. アクセス権を削除するファイルの […] をクリックし、[詳細] を選択します。
2. 右側に表示される詳細画面で [アクセス許可の管理] をクリックします。
- アクセス許可の管理画面が開きます。リンクの右側の歯車アイコンをクリックします。
4. アクセス許可を編集できる画面が表示されます。
リンクの右側のごみ箱アイコンをクリックすると、リンクが解除できます。
・SharePoint で削除する
1. [ファイル] タブを [SharePoint で開く] を使って SharePoint Online で開きます。
2. SharePoint ドキュメント ライブラリが開いたら、
以下のように [アクセス許可の管理] を選択します。
3. アクセス許可の管理画面が開くので、リンクの右側の歯車アイコンをクリックします。
4. アクセス許可を編集できる画面が表示されます。
リンクの右側のごみ箱アイコンをクリックすると、リンクが解除できます
今回の内容は動画でも紹介しておりますので、ご視聴いただけますと嬉しいです。
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【小ワザ紹介】Teams 背景設定方法 と ファイルの共有方法【在宅勤務効率化テクニック】
それでは次回の更新でお会いしましょう。
お疲れ様です。
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