インプレイス情報開示をもう一度復習

以前も「インプレース情報開示」については、書いたことがありましたが、
今日は改めて、インプレイス情報開示とはどんなものかも含めて、
復習を行いたいと思います。

まずは【インプレース情報開示とは、どのような機能なのか】から
お話ししたいと思います。

インプレース情報開示とは、簡単には『Exchange Onlineのメール監視標準機能です。
よく似たもので「インプレース保持」という機能も、Exchange Onlineには存在しています。
紛らわしいのですが、「インプレース保持」と「インプレース情報開示」では、
機能が異なります。

●インプレース情報開示・・・検索機能
●インプレース保持・・・データ保持機能

インプレース電子情報開示は、以下のことが可能です。
・全ユーザのメールBOXを検索することが可能。
・検索結果をpstファイルに出力する。

<インプレース電子情報開示の設定方法>
※インプレース情報開示でいう管理者とは、”Discovery Management/検出の管理” の
役割権限を付与された管理者のことを表します。

1. “Discovery Management/検出の管理” の権限がある管理者ユーザーにて、
Office 365 管理センターへサインインする。

2. [管理者] – [Exchange] の順にクリックする。

3. Exchange 管理センターにて、[コンプライアンス管理] → [インプレースの電子情報開示と保持]
より [+] ボタン (新規作成) をクリックする。

4. 名前を入力し、[次へ] をクリックする。
※必要に応じて [説明] 欄を入力する。

5. [検索するメールボックスを指定する] を選択する。
※全メールボックスを指定する場合は [すべてのメールボックスを検索する] へチェックを入れる。

6. [+] ボタン (追加) をクリックし、対象のユーザーを選択、[追加->] ? [OK] の順にクリックする。

7. 画面が切り替わりましたら [次へ] をクリックする。

8. [検索クエリ] 画面では、データの検索年月日など、各種検索条件を設定し、【次へ】をクリックする。
※ [すべての内容を含める] を選択した場合には、条件の設定は不要です。

9. [インプレース保持の設定] はそのままの状態で、[完了] をクリックする。
※ 検索対象アイテムの保持を行う場合には、チェックを入れます。

10. 検索には、時間がかかります。[見積成功] となったら検索完了です。

<検索結果のプレビューを行う方法>
1. リストビュー画面右側の [状態] が [見積成功] になりましたら、 [検索結果のプレビュー] が
表示されるのでクリックします。

2. Outlook on the web [旧 Outlook Web App(OWA)] が起動し、検索結果を確認することができます。
※ 検索結果のプレビューは、上位 500 件のみ確認を行えます。
フォルダーごとに表示されません。その為アイテムがどのフォルダに格納されているかの確認は
行えません。

<検索結果のコピーを行う方法>
1. 項番 2 にて作成した検索名を選択します。

2. [検索 (虫眼鏡マーク)] – [検索結果をコピー] の順にクリックする。

3. 検索結果のコピー詳細画面にて、以下の該当項目にチェックを入れる。
[検索不能アイテムを含める]
[重複除去を有効にする]
[詳細ログを有効にする]
[コピーの完了時にメールを送信する]
※ 重複除去を有効にするとコピー元のメールボックスのフォルダー構成が
わからない形でコピーされます。
コピー元のメールボックスのフォルダー構成ごとコピーする場合は、
[重複除去を有効にする] のチェックボックスを ”オフ” にしてコピーを実施下さい。

4. [参照] をクリックし、Discovery Search Mailbox を選択し [OK] をクリックする。

5. [この探索メールボックスに結果をコピーします] に Discovery Search Mailbox が表示されていることを
確認し、[コピー] をクリックする。

6. 警告画面が表示されますので、[OK] をクリックする。

7. [最新の情報に更新] (左右の丸矢印マーク) をクリックする。
※ 更新すると、リストビュー画面右側の [検索] – [状態:] の表示が進行中となります、
検索が完了するまでお待ちください。

8. リストビュー右側画面の [状態: ] の表示が [検索が成功しました] となったら、
[開く] のリンクをクリックする。

9. Outlook on the webが起動するので、作成した検索名のフォルダーをクリック。
該当ユーザーのフォルダーよりメールアイテムを確認。
※削除したアイテムについては、 [Recoverable Items] 配下の [Deletions]
[Purges] [DiscoveryHolds] フォルダー内を確認する。

〈抽出したデータを pst ファイルにエクスポートする手順>
■Exchange 管理センターを使用して PST ファイルにエクスポートする
1. [Exchange 管理センター] – [コンプライアンス管理] – [インプレースの電子情報開示と保持] を開き、
作成した検索名をクリックする。

2. 画面上部の矢印マーク [↓] – [PST ファイルにエクスポートする] をクリックする。

3. [eDiscovery PST Export Tool] が起動したら、[Select the location that will be used to
store downloaded export files:] 項目の [Browse] をクリックし、PST ファイルの
エクスポート先を指定する。

4. [Start] をクリックすると、エクスポートが実行される。
途中で認証が求められますので、”Discovery Management” 役割グループのメンバーに
含まれる管理者のユーザー ID とパスワードを入力する。
5. [eDiscovery PST Export Tool] 画面にて、[Status:] 項目をご確認し、エクスポートが
終了したら [Close] をクリックする。

以上

2016年02月