Outlook の Exchange キャッシュモード

Microsoft Outlook 2003 以降のバージョンでは、Exchange サーバーに接続して利用するメールアカウントについて「Exchange キャッシュモード」が利用可能です。Office 365 (Exchange Online) を利用する場合、メールクライアントとして Outlook 2010 または Outlook 2013 を利用することが多いと思いますので、これらのバージョンでの「Exchange キャッシュモード」の動作とそのメリットについて解説します。

Exchange キャッシュモードとは
キャッシュモードを利用するメリット
キャッシュモードを構成する
管理者のための参考情報
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Exchange キャッシュモードとは

Exchange サーバーでは通常メールメッセージはサーバー上のメールボックスに保存されますが、Exchange キャッシュモードを有効にすると Outlook を実行しているコンピューター上にメールボックスのデータがダウンロードされ、キャッシュが作成されます。そして Outlook はそのキャッシュを利用してメッセージの表示や検索を行うようになります。

そのためコンピューターがネットワークに接続されていないオフライン状態の時でも、過去に受信したメッセージの表示や検索ができるようになります。

(https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/jj683103.aspx から引用)

メールボックスのキャッシュは単なるサーバー上のメールボックスのコピーではありません。ネットワークを利用して Exchange サーバーに接続できると、Outlook はローカル (コンピューター上) のキャッシュとサーバー上のメールボックスを常に同期します。つまりサーバー上のメールボックスに新しいメッセージが配信されると、すぐにローカルのキャッシュにもメッセージがダウンロードされ、Outlook で閲覧できるようになります。また Outlook でメッセージの未読/開封済み状態の変更、フラグの設定、分類、削除などの操作をキャッシュに対して行うと、その変更はサーバーにも反映され、OWA や他のクライアントからサーバー上のメールボックスを参照した際にも反映されます。またキャッシュモードではオフラインアドレス帳 (OAB) もダウンロードされ、サーバーと同期されます。

(https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/cc179175.aspx から引用)

既定ではメールボックスのキャッシュは拡張子 “.ost ” で %Userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook フォルダー内に、オフラインアドレス帳は拡張子 “*.oab ” で %Userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Address Books フォルダー内に作成されます。

Outlook 2010 までのバージョンでは自動的に Exchange サーバー上のメールボックスにあるすべてのメッセージが同期の対象となりますが、Outlook 2013 では同期する期間をすべて、24 か月、12 か月、6 か月、3 か月、1 か月から選択できます

キャッシュモードを利用するメリット

キャッシュモードを利用すると、Outlook を利用するユーザーには次のようなメリットがあります。

オフラインでもメッセージが表示/検索できる
ネットワーク接続がなく Exchange サーバーに接続できない場合でも、受信済みメッセージの表示や検索ができる
外出先や作業環境によってネットワーク接続が利用できない場合でも、キャッシュされたメッセージを利用できます
オフラインでもメッセージを操作できる
ネットワーク接続がなく Exchange サーバーに接続できない場合でも、Outlook でメッセージの未読/開封済み状態の変更、フラグの設定、分類、削除などの操作ができます。これらの変更は後で Exchange サーバーに接続できるようになった時に、自動的に同期されます
パフォーマンスの向上
オンラインの場合でも、メッセージへのアクセスがネットワーク経由ではなくローカルディスクに対して行われるので、応答速度や表示速度などのパフォーマンスが向上する

また Exchange サーバー (Exchange Online)の管理者にとっても次のようなメリットがあります。これらは特に多数のユーザーが利用するサーバーでは大きなメリットです

サーバーの負荷が軽減される
メッセージがローカルにキャッシュされれば、同じメッセージを再度開くのにサーバーへのアクセスは不要です。
ネットワークの負荷が軽減される
一度キャッシュされたメッセージへのアクセスではサーバーへの接続が不要になるため、通信量が削減されます。

Outlook 2010 までの場合、キャッシュモードを有効にするとサーバー上のメールボックス内のすべてのメッセージがダウンロードされるため、ローカルディスクの空き容量が圧迫される場合があるのと、キャッシュモードを有効に構成したらすぐにすべてのメッセージのダウンロードが開始されるためネットワーク帯域が圧迫される場合があり、利用を躊躇することもあったと思います。

Outlook 2013 では前述のようにメッセージを同期する期間を選択でき、ローカルディスクに余裕がない場合でもキャッシュモードが利用しやすくなっています。また Exchange ファストアクセスと呼ばれる機能も追加されており、この機能によって同期の開始時には最新のメッセージと最新の予定表のみすぐにダウンロードされ、残りのアイテムはバックグラウンドで Outlook の使用感を損ねることなくダウンロードされます。こうした機能により、Outlook 2013 ではキャッシュモードがより利用しやすくなっています。

キャッシュモードを構成する

Exchange キャッシュモードの構成は、Outlook でアカウントを作成する際、または既存のアカウントを編集する際に行えます。以下に具体的な手順を解説します。

新規で Outlook 2010 / 2013に Exchange アカウントを構成すると、そのアカウントは既定で Exchange キャッシュモードを利用するように設定されます。Outlook 2013 ではこの時に同期する期間 (オフラインにしておくメールの数) を構成できます。

Outlook 2013 では、新しいアカウントを作成した場合のキャッシュモードは既定で有効ですが、Outlook 2010 までと異なり同期期間は 12 か月が既定値になっています。そのため設定を変更しないと、1年以上前のメッセージはダウンロードされず、その表示や検索には Exchange サーバーへの接続が必要になります。古いバージョンの Outlook から移行して新しいアカウントを作成する場合、この点に注意してください。

アカウントを Exchange キャッシュモードを使用しないように構成したり、同期期間を構成したりするには、アカウントを追加する際 [自分で電子メールやその他のサービスを使うための設定をする (手動設定)] を選択してください。[サービスの選択] で [Microsoft Exchange Server または互換性のあるサービス] を選択すると、次の画面でオフライン設定が行えます。下の図は Outlook 2013 の場合で、スライダーで同期期間を構成できます。