テンプレートを使った Teams 連携フロー

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こんにちは。
今回は SharePoint Online へのアップロードを Teams チャネルに通知する Power Automate フローを、
テンプレートから作成する方法をご紹介いたします。

Power Automate のフロー作成についてはこのブログの以下の記事もご覧ください。

■Power Automate のテンプレート

Power Automate ではいろいろなフローが作成できますが、よく使われる動作についてはあらかじめテンプレートが用意されています。
テンプレートを使うとフローを簡単に作成できるので便利です。

テンプレートについては以前にもご紹介しています。
Power Automateのテンプレート | 365Room (office365room.com)

今回は
「SharePoint のフォルダーに新しいファイルが作成されたら、メッセージを Teams に投稿する」
というテンプレートを使ってフローを作成してみましょう。

このフローでは、 SharePoint Online の特定のフォルダーにファイルをアップロードすると…

あらかじめ設定しておいた Teams のチャネルにメッセージが投稿されます。

公開や更新をつい見落としやすいけれど、見落とすと危険な資料を保存される場所には、
このようなフローを設定しておくと良いでしょう。

例えば、以下のような常に最新版を使用しないといけない書類

  • 製品資料
  • 会社紹介
  • 守秘義務契約書(NDA)
  • その他さまざまな契約書のひな型

担当者が毎日確認する新入社員の研修時の業務報告書など、
“チェックする必要がある書類を保存する場所” を設定すると、見落としが無くなります。

■テンプレートからフローを作成する

1. Power Automate ポータル( https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/ )にサインインし、
 左側のナビゲーションで [テンプレート] を選択します。

2. 「SharePoint のフォルダーに新しいファイルが作成されたら、メッセージを Teams に投稿する」
 を検索で探します。
 ”SharePoint  新しいファイル Teams メッセージ” のようなキーワードで見つかります。

3. 見つかったテンプレートのパネルをクリックすると、以下の画面に進むので
 [続行] をクリックします。

4. テンプレートに従ってトリガーやアクションが用意されたフローの編集画面が開きます。

5. トリガー(”When a file is created in a folder”) で SharePoint サイトのアドレスと、
 ファイルのアップロード先となるフォルダーを指定します。
 サイトアドレスはドロップダウン リストから選択してください。
 フォルダーは入力欄右側の をクリックするとフォルダー一覧が表示され、選択できます。

ここでは Shared Documents フォルダー内の業務報告フォルダーを選択しています。

6. 次に “Post a message (V3)” アクションを構成します。
 メッセージの投稿先となるチームとチャネルをドロップダウン リストから選択して入力します。

7. [メッセージ] 欄に投稿するメッセージを入力します。
 [以前の手順からパラメーターを挿入] から、アップロードされたファイルの情報などを挿入できます。

8. 入力が終わったら [保存] をクリックし、[前のページに戻る] でフローの編集を終了します。

それではフローのトリガーとなる SharePoint Online フォルダーにファイルをアップロードしてみましょう。

アップロードが完了すると、指定した Teams のチャネルに以下のようにメッセージが投稿されます。

このようにテンプレートを利用すると、かんたんにフローが作成できます。
また、テンプレートへ自分でアクションを追加して、オリジナルのフローを作成することもできます。
他にも簡単に作成できて、使うと便利なフローのテンプレートが多数用意されていますので、ぜひ試してください。

今回の内容は動画でも紹介しておりますので、ご視聴いただけますと嬉しいです。
チャンネル登録もお願いします。

【誰でも使える!】Power Automateの超便利なテンプレート紹介~PowerAutomate & Appsシリーズ~【在宅勤務効率化テクニック】

それでは次回の更新でお会いしましょう。
お疲れ様です。